I mange virksomheder og selskaber, især hvor en enkelt person ejer alle anparter eller aktier, er den traditionelle generalforsamling ofte en formssag. Her kan en skrivebordsgeneralforsamling være et praktisk alternativ til den fysiske generalforsamling. Denne metode gør det muligt at træffe beslutninger hurtigt og effektivt uden behov for at samle ejere og bestyrelse i et mødelokale. I denne artikel vil vi forklare, hvad en skrivebordsgeneralforsamling indebærer, hvem den henvender sig til, og hvordan den kan benyttes i praksis.
Hvad er en skrivebordsgeneralforsamling?
En skrivebordsgeneralforsamling er en mødeform, hvor beslutninger træffes skriftligt, typisk uden diskussion og uden fysisk møde. Dette format er særligt anvendeligt for eneejere af selskaber, hvor alle anparter eller aktier ejes af én person, da der ofte ikke er behov for intern debat om beslutningerne. I visse tilfælde kan det også anvendes i selskaber eller store foreninger, hvor der skal træffes mindre, ukomplicerede beslutninger, og hvor ejerskabet er koncentreret i få hænder.
Denne type generalforsamling har fokus på effektivitet og fleksibilitet og bruges ofte til at håndtere formelle beslutninger, som ellers ville kræve en fysisk generalforsamling. Det er en hurtig måde at få godkendt dokumenter, budgetter eller ændringer i selskabets ledelse.
Hvem kan bruge en skrivebordsgeneralforsamling?
Skrivebordsgeneralforsamlinger er særligt relevante for:
- Eneejere af selskaber
Eneejere, som ejer 100 % af anparterne eller aktierne i et selskab, kan med fordel anvende skrivebordsgeneralforsamlinger til at træffe nødvendige beslutninger, da de ikke har andre ejere, der skal konsulteres. Dette gælder både i anpartsselskaber (ApS) og aktieselskaber (A/S). - Familieejede virksomheder
I virksomheder, hvor ejerskabet er koncentreret hos få familiemedlemmer, og der er en høj grad af enighed om driften, kan en skrivebordsgeneralforsamling bruges til at forenkle beslutningsprocessen. - Større selskaber og organisationer
Selv i større selskaber eller foreninger kan en skrivebordsgeneralforsamling benyttes til at tage hurtige beslutninger om mindre vigtige emner. Dette kan f.eks. være godkendelse af et årsregnskab eller valg af revisor, hvor der ikke er behov for lange drøftelser.
Hvordan fungerer en skrivebordsgeneralforsamling?
Processen for at afholde en skrivebordsgeneralforsamling er enkel og ligetil. Beslutningerne træffes skriftligt, hvilket kan ske enten via e-mail, skriftlige dokumenter eller en digital platform. Her er en trin-for-trin gennemgang af, hvordan det fungerer:
- Udfærdigelse af dagsorden og beslutningsforslag
Først skal der udarbejdes en dagsorden samt forslag til de beslutninger, der skal tages. Dette kan være godkendelse af årsregnskab, ændring i selskabets vedtægter, eller udnævnelse af bestyrelsesmedlemmer. Dagsordenen skal indeholde alle relevante beslutningspunkter og sendes til de relevante personer – typisk ejeren og eventuelle medlemmer af bestyrelsen. - Skriftlig afstemning
I en skrivebordsgeneralforsamling afgiver ejeren eller ejerne deres stemme skriftligt. Hvis der kun er én ejer, kan vedkommende ganske enkelt underskrive beslutningsreferatet og godkende de foreslåede beslutninger. I tilfælde af flere ejere kan hver ejer sende deres stemme eller underskrift til selskabet. - Beslutningsprotokol
Når beslutningerne er truffet, skal de nedskrives i en beslutningsprotokol, som dokumenterer, hvad der er blevet vedtaget. Dette er et formelt krav, som sikrer, at selskabets beslutninger er juridisk bindende. Protokollen skal underskrives af selskabets ejere og opbevares som dokumentation. - Offentliggørelse af beslutninger
Hvis beslutningerne kræver anmeldelse til offentlige registre – f.eks. i forbindelse med ændringer i selskabets vedtægter eller ledelse – skal de indsendes til Erhvervsstyrelsen eller den relevante myndighed.
Fordele ved en skrivebordsgeneralforsamling
Der er flere fordele ved at anvende en skrivebordsgeneralforsamling frem for en traditionel fysisk generalforsamling:
- Tidsbesparende
Da beslutningerne træffes skriftligt, kan de gennemføres hurtigere end ved at indkalde til en fysisk generalforsamling. Dette er især nyttigt for eneejere, der ofte blot skal underskrive dokumenterne selv. - Effektiv beslutningsproces
Ved at undgå fysiske møder kan man fokusere på de faktiske beslutninger og spare tid på transport, mødeplanlægning og koordination. Dette gør processen mere smidig og effektiv. - Fleksibilitet
En skrivebordsgeneralforsamling giver mulighed for at træffe beslutninger på et tidspunkt, der passer ejeren eller ejerne. Der er ingen krav om at finde et mødetidspunkt, der passer alle deltagere. - Lavere omkostninger
Selskaber kan spare penge ved at undgå udgifter til mødelokaler, forplejning og andre praktiske omkostninger forbundet med en fysisk generalforsamling.
Ulemper ved en skrivebordsgeneralforsamling
Selvom en skrivebordsgeneralforsamling er en hurtig og nem løsning for mange selskaber, er der også nogle ulemper, man bør være opmærksom på:
- Ingen debat eller diskussion
En skrivebordsgeneralforsamling tillader ikke, at ejerne eller bestyrelsen diskuterer beslutningspunkterne i dybden. Dette kan være en ulempe, hvis der er uenighed om beslutningerne, eller hvis nogle punkter kræver en grundigere gennemgang. - Ikke egnet til komplekse beslutninger
Hvis selskabet står over for komplekse beslutninger, hvor der er behov for input og diskussion fra flere parter, kan en fysisk generalforsamling være mere hensigtsmæssig.
Skrivebordsgeneralforsamlingens juridiske krav
Selvom en skrivebordsgeneralforsamling kan være en uformel proces, skal den stadig overholde visse juridiske krav for at være gyldig. Det er vigtigt at sikre, at selskabets vedtægter tillader skriftlige generalforsamlinger, og at alle beslutninger følges op med korrekt dokumentation, herunder underskrifter fra ejere eller bestyrelsesmedlemmer. Derudover skal beslutningsprotokollen opbevares som dokumentation i tilfælde af fremtidige tvister eller spørgsmål.
Opsummering
Skrivebordsgeneralforsamlinger er en praktisk og effektiv løsning for eneejere af selskaber og virksomheder med få ejere, hvor beslutninger skal træffes hurtigt og uden behov for fysisk fremmøde. Denne metode sparer tid og ressourcer, men er kun egnet til mindre komplekse beslutninger, hvor der er bred enighed. Hvis din virksomhed har brug for juridisk rådgivning om gennemførelsen af skrivebordsgeneralforsamlinger, er MK Juridisk i Kolding klar til at hjælpe. Du kan kontakte os via vores hjemmeside på mkjuridisk.dk/kontakt for professionel vejledning.